Luồng Báo giá → Logistics → Kế toán

Một lô hàng đi từ báo giá cho khách, qua các công đoạn vận chuyển Kho nguồn → Cảng đi → Cảng đến → Kho đến, tới bill, hóa đơn, công nợ và thu tiền — tất cả gắn một mã RFF.No. Trang này đi theo một hồ sơ mẫu thật trên hệ thống demo, từng bước một, kèm ảnh chụp màn hình.

1.Tóm tắt & sơ đồ tổng quan

Luồng nghiệp vụ chính của ANLE có ba chặng lớn, nối với nhau bằng RFF.No (cấp ngay lần lưu đầu của báo giá):

Báo giá (bước 1–5): nhân viên kinh doanh lập báo giá theo 6 chặng phí, gửi duyệt nội bộ, gửi khách, ghi nhận khách chấp nhận hay không.
Logistics (bước 6–10): báo giá được khách chấp nhận sinh ra đơn hàng cùng RFF.No; đơn đi qua các công đoạn (mặc định 5: Báo giá, Kho nguồn, Cảng đi, Cảng đến, Kho đến), mỗi công đoạn có người phụ trách, mốc tracking và chứng từ (B/L, MNF, POD…).
Kế toán (bước 11–14): bill nháp lập sẵn khi tạo đơn; bill thật tự lập khi xong Kho nguồn; xong Kho đến thì lập hóa đơn, ghi nhận công nợ (hạn thanh toán = ngày hóa đơn + 60 ngày), rồi ghi nhận thu tiền đến khi thu đủ.

Đường liền: thứ tự công việc. Đường đứt đỏ: hệ thống tự lập (bill nháp khi tạo đơn, bill thật khi xong Kho nguồn); đường mảnh: chứng từ phát sinh ở các công đoạn. Công đoạn của đơn thêm / bớt / bỏ qua được (vd đơn trong nước thường bỏ qua hai công đoạn cảng).

Một mã cho cả vòng đời. RFF.No = SCMDPC + ngày tạo báo giá (ddMMyy) + số thứ tự trong ngày. Đơn hàng dùng lại đúng mã của báo giá; chứng từ, bill, hóa đơn đều tra được theo mã này.

2.Ai làm bước nào (swimlane)

Các vai trò nghiệp vụ dưới đây (kinh doanh, điều phối, kho, chứng từ, hải quan, kế toán) đều là vai trò hệ thống Người dùng; ai được làm gì do ma trận phân quyền và việc phân công trên từng đơn quyết định. Khách hàng không đăng nhập hệ thống: nhân viên ANLE ghi nhận thay.

Thao tác của người dùngKhách hàng (ngoài hệ thống)Hệ thống tự làmBước kế tiếpHệ thống tự chuyển / tự lập

Vai trò	Bước	Màn hình chính
Kinh doanh	1 Lập báo giá · 2 Gửi duyệt · 4 In, gửi khách, ghi nhận gửi · 5 Cập nhật kết quả · 6 Tạo đơn hàng	Nghiệp vụ › Báo giá
Người duyệt	3 Phê duyệt / từ chối báo giá	Trung tâm phê duyệt
Điều phối / Logistics (kho, chứng từ, hải quan)	7–10 Cập nhật công đoạn, mốc, chứng từ; hoàn thành công đoạn	Vận chuyển › Theo dõi đơn hàng, Chứng từ đơn hàng
Kế toán	11 Sửa, chốt bill · 12 Lập hóa đơn · 13 Ghi nhận công nợ, lưu tệp hóa đơn điện tử · 14 Ghi nhận thu tiền	Khối Bill & hóa đơn trên màn theo dõi; Vận chuyển › Hóa đơn & công nợ
Khách hàng	Nhận báo giá, trả lời; ký nhận hàng (POD); chuyển tiền — đều ngoài hệ thống	—
Hệ thống	Cấp RFF.No, tính tiền; tạo yêu cầu duyệt; lập đơn, công đoạn, bill nháp; tự bắt đầu công đoạn kế; lập bill thật; hoàn tất đơn; tính hạn thanh toán, tình trạng thu, quá hạn	—

3.Hồ sơ mẫu xuyên suốt

Ảnh từ bước 3 trở đi chụp trên cùng một hồ sơ của hệ thống demo (dữ liệu giả):

RFF.No: SCMDPC29102635 (báo giá phiên bản v1 và đơn hàng cùng mã)
Khách hàng: Demo Tokyo Trading K.K.
Hàng hóa: Linh kiện điện tử lắp ráp — 2 cont 40HC (36 pallet), 18.600 kg
Loại / tuyến: Nước ngoài · Kho Mẫu Hà Nội → Cảng Hải Phòng → Cảng Busan → Kho nhận Mẫu Busan
Tiền báo giá: Trước thuế 59.580.000 ₫ · thuế 1.312.000 ₫ · tổng 60.892.000 ₫ (gồm 2 × 850 USD cước biển quy đổi tỷ giá 25.400)
Chứng từ: 13 chứng từ số DEMO-FLOW-… (xác nhận của khách, packing list, seal, booking, tờ khai xuất, B/L, arrival notice, MNF, tờ khai nhập, D/O, POD, bill, hóa đơn điện tử), mỗi chứng từ một tệp PDF mẫu
Bill: Bill nháp (tự lập khi tạo đơn) · bill thật DEMO-FLOW-BILL01 — Đã chốt
Hóa đơn: C26TAA/DEMO-FLOW-HD01 ngày 07/11/2026, 60 ngày nợ ⇒ hạn thanh toán 06/01/2027; thu lần 1 30.446.000 ₫, lần 2 thu đủ — Đã thu đủ

Lưu ý về ảnh. Bước 1–2 (Nháp, Chờ duyệt) dùng ảnh của báo giá minh họa SCMDPC07112601 (thép cuộn cán nóng, Hải Phòng → Busan) vì hồ sơ chính đã qua hai trạng thái đó. Ngày trên ảnh là dữ liệu giả: phần logistics và kế toán của hồ sơ mẫu được nhập dồn trong một ngày (07/11/2026); thực tế mỗi bước cách nhau nhiều ngày.

4.Từng bước theo thời gian

Mỗi bước ghi: ai làm, trên màn nào, thao tác, dữ liệu nhập chính, trạng thái trước → sau, quy tắc chặn, kết quả chuyển sang bước sau. Chi tiết trường dữ liệu, độ dài, thông báo lỗi xem ở trang của từng module (link ở cuối mỗi bước).

Bước 1 — Lập báo giá

Kinh doanh · Nghiệp vụ › Báo giá › Lập báo giá

Thao tác	Chọn loại (trong nước / nước ngoài), khách hàng, đơn vị báo giá (tự chép đoạn mở đầu và điều khoản); nhập ngày báo giá, ngày hết hạn, tuyến, kho gửi / kho nhận, người liên hệ, hàng hóa; ở từng chặng (1 Xe lấy hàng … 6 Vận chuyển đến kho nhận) bấm Thêm dòng phí; bấm Lưu.
Dữ liệu chính	Loại, khách hàng, đơn vị báo giá, ngày báo giá (bắt buộc); mỗi dòng phí: chặng, loại phí, số lượng, đơn giá, tiền tệ, VAT.
Trạng thái	(chưa có) → Nháp
Quy tắc chặn	Ngày hết hạn ≥ ngày báo giá (trống ⇒ + 30 ngày); tối đa 200 dòng phí. Tiền tệ khác VND phải có tỷ giá hiệu lực tại ngày báo giá. Số tiền (thành tiền, quy đổi VND, thuế, tổng) luôn do hệ thống tính lại.
Kết quả	Lần lưu đầu hệ thống cấp RFF.No. Báo giá Nháp sửa được nhiều lần ⇒ sang bước 2.

Báo giá minh họa ở trạng thái Nháp — **Báo giá Nháp (báo giá minh họa thép cuộn)**
Tiêu đề: RFF.No · phiên bản, nhãn Nháp; nút Gửi duyệt, Lưu
Thanh tiến trình Nháp → Chờ duyệt → Đã duyệt → Đã gửi khách → Kết quả
Thông tin chung: loại, khách hàng, ngày, tuyến, kho gửi / nhận, hàng hóa

Dòng phí theo chặng của báo giá minh họa — **Dòng phí theo chặng** — cước biển tính bằng USD, quy đổi VND theo tỷ giá; cộng từng chặng.

Chi tiết: UC-BG-02 Lập / sửa / sao chép báo giá.

Bước 2 — Gửi duyệt

Kinh doanh · màn báo giá › Gửi duyệt

Thao tác	Bấm Gửi duyệt, xác nhận. Khi đang chờ, người gửi có thể Rút lại (về Nháp).
Trạng thái	Nháp / Bị từ chối → Chờ duyệt
Quy tắc chặn	Báo giá phải có ít nhất 1 dòng phí. Chế độ duyệt cấu hình được: tự duyệt khi người gửi cũng là người duyệt (mặc định khi cài mới) hoặc kiểm 4 mắt (luôn cần người thứ hai). Hệ thống demo đang bật kiểm 4 mắt.
Kết quả	Hệ thống tạo yêu cầu ở Trung tâm phê duyệt theo luồng “Duyệt báo giá” ⇒ bước 3.

Báo giá minh họa ở trạng thái Chờ duyệt — **Chờ duyệt** — dải “Đang chờ duyệt — xem ở Trung tâm phê duyệt”, màn chỉ đọc, nút **Rút lại**. Báo giá minh họa dừng ở đây chờ người duyệt thứ hai.

Chi tiết: UC-BG-03 Gửi duyệt / rút lại.

Bước 3 — Phê duyệt / từ chối

Người duyệt · Trung tâm phê duyệt › Chờ tôi xử lý

Thao tác	Xem tóm tắt (RFF.No, khách hàng, ngày, hiệu lực, số dòng phí, tổng VND), bấm Xử lý ⇒ Phê duyệt hoặc Từ chối kèm ý kiến.
Trạng thái	Chờ duyệt → Đã duyệt hoặc Bị từ chối
Quy tắc chặn	Chỉ người thuộc bước duyệt hiện tại mới xử lý được; chế độ kiểm 4 mắt không cho người gửi tự duyệt (“Người tạo/người thực hiện không được tự soát xét hoặc phê duyệt hồ sơ của mình.”).
Kết quả	Người gửi nhận thông báo. Đã duyệt ⇒ bước 4. Bị từ chối ⇒ kinh doanh sửa rồi gửi duyệt lại (về bước 1–2).

Tab Lịch sử của báo giá hồ sơ mẫu — **Hồ sơ mẫu — tab Lịch sử của báo giá**: từng lần đổi trạng thái kèm người làm (đọc từ dưới lên): tạo mới → Gửi duyệt (người lập) → **Phê duyệt bởi người duyệt khác** → Ghi nhận gửi → Cập nhật kết quả.

Chi tiết: UC-BG-04; màn phê duyệt: Trung tâm phê duyệt.

Bước 4 — In, gửi khách và ghi nhận gửi

Kinh doanh · màn báo giá › In PDF / Tải Word, Ghi nhận gửi

Thao tác	Bấm In PDF hoặc Tải Word, gửi tệp cho khách qua email / Zalo / trực tiếp (ngoài hệ thống); quay lại bấm Ghi nhận gửi: chọn kênh, người nhận, định dạng tệp, ghi chú.
Dữ liệu chính	Kênh gửi (bắt buộc), người nhận (bắt buộc, ≤ 255), định dạng PDF / Word, ghi chú ≤ 1000.
Trạng thái	Đã duyệt → Đã gửi khách (gửi thêm lần nữa giữ nguyên trạng thái)
Quy tắc chặn	Chỉ ghi nhận gửi khi báo giá Đã duyệt / Đã gửi khách. Hệ thống chưa tự gửi email.
Kết quả	Tab Lần gửi thêm một dòng ⇒ chờ khách trả lời (bước 5). Đã gửi mà quá ngày hết hạn ⇒ danh sách báo giá ghi thêm “Hết hạn”.

Tab Lần gửi của báo giá hồ sơ mẫu — **Hồ sơ mẫu — tổng tiền và tab Lần gửi**: tổng trước thuế 59.580.000 ₫, thuế 1.312.000 ₫, tổng cộng 60.892.000 ₫; một lần gửi email bản PDF. Điều khoản ghi “Thanh toán trong 60 ngày kể từ ngày phát hành hóa đơn”.

Chi tiết: UC-BG-05 In, UC-BG-06 Ghi nhận gửi khách.

Bước 5 — Cập nhật kết quả khách

Kinh doanh · màn báo giá › Cập nhật kết quả

Thao tác	Bấm Cập nhật kết quả, chọn Khách chấp nhận hoặc Khách không chấp nhận (kèm lý do).
Trạng thái	Đã gửi khách → Khách chấp nhận hoặc Khách không chấp nhận
Quy tắc chặn	Không chấp nhận ⇒ lý do bắt buộc (≤ 1000). Ngày bấm được lưu làm ngày kết quả, dùng cho số trúng / trượt và doanh thu ở Trang chủ. Khách không chấp nhận ⇒ có thể Tạo phiên bản mới (v2, về Nháp, giữ RFF.No) để báo lại giá.
Kết quả	Chọn Khách chấp nhận ⇒ hệ thống tự mời tạo đơn hàng (popup bước 6) nếu người dùng có quyền tạo đơn.

Báo giá hồ sơ mẫu ở trạng thái Khách chấp nhận — **Hồ sơ mẫu — báo giá Khách chấp nhận**
Nhãn “Khách chấp nhận”, màn chỉ đọc (vẫn In PDF / Tải Word)
Nút **Tạo đơn hàng** và **Mở theo dõi**
Thanh tiến trình: mọi bước đã qua có ngày; bước cuối “Đơn hàng — Mở theo dõi”

Chi tiết: UC-BG-07 Cập nhật kết quả, UC-BG-08 Tạo phiên bản mới.

Bước 6 — Tạo đơn hàng từ báo giá

Kinh doanh · màn báo giá › Tạo đơn hàng (hoặc Theo dõi đơn hàng › Tạo đơn từ báo giá)

Thao tác	Bấm Tạo đơn hàng ⇒ popup xác nhận “Tạo đơn hàng từ báo giá …?” ⇒ Tạo đơn. Sau đó bổ sung thông tin vận chuyển ở Sửa thông tin: số lượng (mô tả), trọng lượng, tàu / chuyến, số B/L, ETA kho đến, tình trạng, ghi chú.
Trạng thái	Báo giá giữ Khách chấp nhận; đơn mới Đang thực hiện, tình trạng “Đúng tiến độ”; công đoạn Báo giá Hoàn thành, Kho nguồn Đang xử lý, các công đoạn sau Chưa bắt đầu; bill nháp Đang soạn.
Quy tắc chặn	Chỉ báo giá Khách chấp nhận mới tạo được đơn; mỗi báo giá chỉ một đơn (bấm lần hai ⇒ báo “đã có đơn hàng”, popup mời Mở theo dõi). Loại, khách hàng, hàng hóa, kho gửi / nhận chép từ báo giá; cảng đi / đến chép từ tuyến. RFF.No, khách hàng, loại đơn, báo giá gốc không sửa được trên đơn.
Kết quả	Hệ thống: đơn dùng cùng RFF.No; lập công đoạn theo cấu hình (mặc định 5), chép mốc mẫu và người phụ trách mặc định; công đoạn Báo giá tự hoàn thành với ngày mốc và thông tin (số báo giá, hiệu lực, điều khoản thanh toán) lấy từ báo giá; Kho nguồn bắt đầu ngay; lập bill nháp chép tổng tiền báo giá ⇒ bước 7.

Đơn mới tạo: công đoạn Báo giá đã hoàn thành — **Đơn vừa tạo — màn theo dõi**
Khối đầu: RFF.No, Nước ngoài, Đúng tiến độ, khách, hàng, ETA kho đến
Thanh công đoạn: Báo giá xong, Kho nguồn đang xử lý (đỏ), người phụ trách dưới mỗi công đoạn
Công đoạn Báo giá: 3 mốc đã có ngày; dữ liệu Số báo giá / Hiệu lực đến / Điều khoản TT tự điền
Chứng từ của công đoạn: xác nhận của khách

Khối Bill và hóa đơn với bill nháp — **Bill nháp tự lập** — 60.892.000 ₫ (chép từ báo giá), Đang soạn; ghi chú “Lập hóa đơn sau khi hoàn thành công đoạn Kho đến”; dòng **Cùng tham chiếu** cuối màn: báo giá, B/L, bill, hóa đơn, Chứng từ.

Chi tiết: UC-OT-01 Tạo đơn từ báo giá, UC-BG-12.

Bước 7 — Công đoạn Kho nguồn

Nhân viên kho (người phụ trách công đoạn) · Theo dõi đơn hàng

Thao tác	Chọn công đoạn Kho nguồn; đánh dấu xong từng mốc (Nhận hàng tại kho gửi, Kiểm đếm & đóng container, Xe rời kho đi cảng) — bấm ✓ (ngày thực tế = hôm nay) hoặc mở mốc nhập ngày, địa điểm; Sửa công đoạn để điền Số lượng, Trọng lượng, Số seal; Thêm chứng từ (packing list, biên bản seal) kèm tệp; bấm Hoàn thành.
Trạng thái	Kho nguồn Đang xử lý → Hoàn thành; Cảng đi tự Đang xử lý; bill thật mới Đang soạn.
Quy tắc chặn	Ngày thực tế của mốc không được sau hôm nay; tối đa 50 mốc / công đoạn. Chỉ hoàn thành khi các công đoạn trước đã Hoàn thành / Bỏ qua; mỗi đơn chỉ một công đoạn Đang xử lý. Mốc không tự đổi trạng thái công đoạn — Hoàn thành là thao tác riêng.
Kết quả	Kho nguồn mang cờ “kích hoạt bill thật” ⇒ hệ thống tự lập bill thật chép tiền từ bill nháp và báo “Đã tạo bill thật cho đơn hàng …”. (Bỏ qua công đoạn này thì không lập bill thật.) ⇒ bước 8.

Công đoạn Kho nguồn đang xử lý, các mốc đã xong — **Kho nguồn trước khi bấm Hoàn thành**: 3 mốc có ngày + địa điểm, dữ liệu 36 pallet / 18.600 kg / số seal, chứng từ packing list; nút Hoàn thành · Bỏ qua.

Bill thật tự lập sau khi xong Kho nguồn — **Sau khi xong Kho nguồn**: khối Bill có thêm **Bill thật** (Đang soạn) bên cạnh bill nháp.

Chi tiết: UC-OT-07 Chuyển trạng thái công đoạn, UC-OT-08 Mốc, UC-CT-02 Thêm chứng từ.

Bước 8 — Công đoạn Cảng đi

Nhân viên chứng từ · Theo dõi đơn hàng

Thao tác	Mốc Hạ bãi, Thông quan xuất khẩu, Tàu chạy (ATD); dữ liệu Tàu / chuyến, ETD, Số B/L, Container; chứng từ Booking, Tờ khai xuất, Vận đơn (B/L); bấm Hoàn thành.
Trạng thái	Cảng đi Đang xử lý → Hoàn thành; Cảng đến tự Đang xử lý.
Quy tắc chặn	Như bước 7. Chứng từ phải thuộc đúng đơn; ngày chứng từ không quá hôm nay + 365 ngày. Đơn trong nước có thể Bỏ qua công đoạn cảng.
Kết quả	Số B/L hiện ở dòng Cùng tham chiếu ⇒ bước 9.

Công đoạn Cảng đi của hồ sơ mẫu — **Cảng đi** — mốc xong tại Cảng Hải Phòng, dữ liệu tàu PACIFIC STAR / 118E, B/L, 2 container; chứng từ booking, tờ khai xuất, B/L.

Bước 9 — Công đoạn Cảng đến

Nhân viên hải quan · Theo dõi đơn hàng

Thao tác	Mốc Tàu cập cảng (ATA), Nộp MNF cho hải quan, Thông quan & lấy hàng khỏi cảng; dữ liệu ETA, Số MNF, Tờ khai nhập, Trạng thái HQ; chứng từ Arrival notice, Manifest (MNF), Tờ khai nhập; bấm Hoàn thành.
Trạng thái	Cảng đến Đang xử lý → Hoàn thành; Kho đến tự Đang xử lý.
Quy tắc chặn	Như bước 7. Mốc có ngày dự kiến đã qua mà chưa xong hiện đỏ (trễ); tình trạng đơn (Đúng tiến độ / Cần chú ý / Chậm tiến độ) do người dùng tự chọn, hệ thống không tự đổi.
Kết quả	⇒ bước 10.

Công đoạn Cảng đến của hồ sơ mẫu — **Cảng đến** — mốc tại Cảng Busan, Trạng thái HQ “Đã thông quan”; chứng từ arrival notice, MNF, tờ khai nhập.

Bước 10 — Công đoạn Kho đến, đơn hoàn tất

Nhân viên kho · Theo dõi đơn hàng

Thao tác	Mốc Xe đến kho nhận, Khách ký nhận (POD); dữ liệu Ngày giao, Người nhận; chứng từ Lệnh giao hàng (D/O), Biên bản giao hàng (POD); bấm Hoàn thành. Mốc thứ ba Xuất hóa đơn cho khách ghi ngày sau khi kế toán lập hóa đơn (bước 12).
Trạng thái	Kho đến Đang xử lý → Hoàn thành; đơn Đang thực hiện → Hoàn tất (mọi công đoạn Hoàn thành / Bỏ qua).
Quy tắc chặn	Như bước 7. Kho đến mang cờ “bắt đầu lập hóa đơn”: từ lúc này nút Lập hóa đơn mới hiện. Khi đã có hóa đơn chưa hủy, công đoạn này không Mở lại được.
Kết quả	Hàng đã giao kho nhận ⇒ chuyển sang kế toán (bước 11–12).

Công đoạn Kho đến của hồ sơ mẫu — **Kho đến trước khi Hoàn thành** — 4 công đoạn trước đã xong (có ngày, địa điểm); mốc POD xong; mốc “Xuất hóa đơn cho khách” còn chờ; chứng từ D/O, POD.

Màn theo dõi đơn đã hoàn tất — **Toàn cảnh đơn hoàn tất** — 5 công đoạn xanh, mỗi công đoạn có người phụ trách và ngày xong.

Chi tiết: UC-OT-11 Tự bắt đầu công đoạn, hoàn tất đơn; 5 công đoạn mặc định và mốc mẫu: Theo dõi đơn hàng › Trạng thái & quy tắc.

Bước 11 — Kế toán sửa và chốt bill thật

Kế toán · màn theo dõi › khối Bill & hóa đơn › bấm bill

Thao tác	Mở bill thật: nhập số bill, ngày bill, chỉnh tổng trước thuế / tổng thuế nếu phát sinh, ghi chú; bấm Lưu, rồi Chốt bill.
Trạng thái	Bill thật Đang soạn → Đã chốt (chỉ xem). Bill nháp vẫn Đang soạn, dùng làm bản gốc.
Quy tắc chặn	Tiền VND số nguyên 0 … 999.999.999.999.999; tổng cộng = trước thuế + thuế do hệ thống tính. Nút Chốt khóa khi còn thay đổi chưa lưu. Chốt không bắt buộc để lập hóa đơn nhưng nên chốt trước. Bill có thể Hủy nếu chưa có hóa đơn chưa hủy gắn với nó; hủy đơn ⇒ mọi bill tự hủy.
Kết quả	Số tiền bill thật là căn cứ điền sẵn cho hóa đơn ⇒ bước 12.

Chi tiết: UC-BL-02 Sửa bill, UC-BL-03 Chốt bill.

Bước 12 — Lập hóa đơn

Kế toán · khối Bill & hóa đơn › Lập hóa đơn

Thao tác	Bấm Lập hóa đơn ⇒ popup: chọn bill tham chiếu (tự điền số tiền), nhập ký hiệu, số hóa đơn, ngày hóa đơn, số ngày nợ (mặc định 60), ghi chú; bấm Lưu.
Dữ liệu chính	Số hóa đơn bắt buộc ≤ 30; ký hiệu ≤ 20 (tự viết HOA); ngày hóa đơn bắt buộc; số ngày nợ 0 … 365.
Trạng thái	Hóa đơn (chưa có) → Nháp, tình trạng thu “Chưa thu”.
Quy tắc chặn	Chỉ lập khi đơn Hoàn tất hoặc công đoạn có cờ lập hóa đơn (Kho đến) đã Hoàn thành / Bỏ qua; đơn chưa hủy. Lập sớm ⇒ “Đơn hàng … chưa hoàn thành công đoạn lập hóa đơn.” Không trùng (ký hiệu, số hóa đơn). Bỏ trống bill tham chiếu ⇒ hệ thống chọn bill thật đang dùng, không có thì bill nháp mới nhất. Hạn thanh toán = ngày hóa đơn + số ngày nợ; tổng cộng do hệ thống tính; hai ô này hiện kết quả ngay khi nhập. Một đơn có thể lập nhiều hóa đơn (nút Lập hóa đơn vẫn hiện sau khi đã có hóa đơn).
Kết quả	Hóa đơn Nháp còn sửa được ⇒ bước 13.

Đơn hoàn tất có nút Lập hóa đơn — **Đơn hoàn tất**: khối Bill & hóa đơn có nút **Lập hóa đơn**; bill thật Đã chốt.

Chi tiết: UC-BL-05 Lập hóa đơn, UC-BL-06 Sửa hóa đơn nháp.

Bước 13 — Ghi nhận công nợ, lưu tệp hóa đơn điện tử

Kế toán · popup hóa đơn › Ghi nhận công nợ

Thao tác	Mở hóa đơn ⇒ Ghi nhận công nợ ⇒ xác nhận “Ghi nhận công nợ cho hóa đơn …? Sau khi ghi nhận không sửa được số tiền và ngày hóa đơn.” Hóa đơn điện tử phát hành ở hệ thống khác: trong khối Hóa đơn điện tử bấm Tải hóa đơn điện tử để lưu tệp (chứng từ loại “Hóa đơn điện tử” gắn hóa đơn).
Trạng thái	Hóa đơn Nháp → Đã ghi nhận công nợ, tình trạng thu “Chưa thu”.
Quy tắc chặn	Phải lưu hết thay đổi trước (nút Ghi nhận khóa khi form còn sửa). Sau khi ghi nhận: khóa số tiền, ngày hóa đơn, số ngày nợ. Hủy hóa đơn (Quản trị viên, nhập lý do) chỉ khi Nháp hoặc đã ghi nhận nhưng chưa thu đồng nào.
Kết quả	Hóa đơn có hạn thanh toán, vào số Phải thu / Quá hạn của màn Hóa đơn & công nợ và khối Công nợ ở Trang chủ ⇒ chờ khách trả tiền (bước 14).

Hóa đơn đã ghi nhận công nợ của hồ sơ mẫu — **Hóa đơn Đã ghi nhận công nợ**
Nhãn trạng thái + “Chưa thu”, ngày ghi nhận
Đã thu 0 ₫ · Còn lại 60.892.000 ₫
Các ô tiền, ngày bị khóa; hạn thanh toán 06/01/2027
Khối Hóa đơn điện tử: tệp đã lưu
Nút Hủy hóa đơn · Ghi nhận thu

Chi tiết: UC-BL-07 Ghi nhận công nợ, UC-BL-10 Tải hóa đơn điện tử.

Bước 14 — Ghi nhận thu tiền (lũy kế)

Kế toán · popup hóa đơn › Ghi nhận thu › sidebar Công nợ

Thao tác	Khi khách chuyển tiền (ngoài hệ thống), mở hóa đơn ⇒ Ghi nhận thu ⇒ nhập Số đã thu (lũy kế) — tổng khách đã trả cho hóa đơn tới nay — và Ngày thu; bấm Lưu. Lần sau nhập số lũy kế mới.
Trạng thái	Tình trạng thu Chưa thu → Thu một phần → Đã thu đủ; hóa đơn giữ Đã ghi nhận công nợ.
Quy tắc chặn	Số đã thu 0 … tổng cộng (số nguyên VND); vượt ⇒ “Số đã thu không được vượt tổng cộng …”. Ngày thu bắt buộc khi số đã thu > 0 và không sau hôm nay. Nhập 0 ⇒ về Chưa thu. Quá hạn = đã ghi nhận, chưa thu đủ và hạn thanh toán < hôm nay (nhãn “· Quá hạn”).
Kết quả	Còn lại = tổng cộng − số đã thu. Thu đủ ⇒ hóa đơn ra khỏi số Phải thu; hồ sơ khép lại.

Sidebar Công nợ nhập số đã thu — **Lần thu 1** — sidebar Công nợ: tổng cộng 60.892.000 ₫, nhập đã thu lũy kế 30.446.000 ₫, ngày thu 07/11/2026.

Hóa đơn thu một phần — **Sau lần thu 1** — “Thu một phần”: đã thu 30.446.000 ₫, còn lại 30.446.000 ₫.

Hóa đơn đã thu đủ — **Lần thu 2** (lũy kế 60.892.000 ₫) — “Đã thu đủ”, còn lại 0 ₫.

Khối bill và hóa đơn đã thu đủ — **Khối Bill & hóa đơn cuối cùng**: bill nháp, bill thật Đã chốt, hóa đơn Đã thu đủ; dòng Cùng tham chiếu đủ báo giá, B/L, bill, hóa đơn.

Chi tiết: UC-BL-08 Ghi nhận thu tiền.

Bước 15 — Tra cứu tổng hợp theo RFF.No

Mọi vai trò có quyền xem

Hồ sơ hoàn tất tra lại được ở nhiều nơi bằng RFF.No: màn theo dõi đơn (Vận chuyển › Theo dõi đơn hàng), kho chứng từ (lọc theo RFF.No), danh sách hóa đơn & công nợ, và các số liệu ở Trang chủ (báo giá trúng / trượt theo kỳ, đơn đang chạy, công nợ phải thu / đến hạn / quá hạn).

Chứng từ đơn hàng lọc theo RFF.No của hồ sơ mẫu — **Chứng từ đơn hàng lọc theo RFF.No** — 13 chứng từ của hồ sơ mẫu, mỗi chứng từ gắn công đoạn, trạng thái, 1 tệp.

Danh sách Hóa đơn và công nợ — **Hóa đơn & công nợ** — dòng đầu là hóa đơn hồ sơ mẫu (hạn 06/01/2027, Đã thu đủ); các dòng khác cho thấy Chưa thu, Thu một phần, Quá hạn.

5.Trạng thái các đối tượng

Đối tượng	Trạng thái (theo thứ tự)	Ai / cái gì đổi trạng thái	Trang chi tiết
Báo giá	Nháp → Chờ duyệt → Đã duyệt / Bị từ chối → Đã gửi khách → Khách chấp nhận / Khách không chấp nhận	Kinh doanh (lưu, gửi duyệt, rút lại, ghi nhận gửi, kết quả, tạo phiên bản mới về Nháp); Người duyệt (duyệt / từ chối); Hệ thống (tự duyệt khi bật). Sửa báo giá Đã duyệt / Bị từ chối ⇒ về Nháp.	Báo giá
Đơn hàng	Đang thực hiện → Hoàn tất; hoặc Đã hủy	Hệ thống: Hoàn tất khi mọi công đoạn Hoàn thành / Bỏ qua; mở lại / thêm công đoạn ⇒ về Đang thực hiện. Quản trị viên: Hủy (lý do bắt buộc, chỉ khi không còn hóa đơn chưa hủy).	Theo dõi đơn
Tình trạng đơn	Đúng tiến độ / Cần chú ý / Chậm tiến độ	Người dùng chọn tay ở Sửa thông tin đơn (không tự tính theo mốc trễ).	Theo dõi đơn
Công đoạn	Chưa bắt đầu → Đang xử lý → Hoàn thành; hoặc Bỏ qua; Mở lại ⇒ Đang xử lý	Người phụ trách bấm Bắt đầu / Hoàn thành / Bỏ qua / Mở lại; Hệ thống tự bắt đầu công đoạn kế. Mỗi đơn chỉ một công đoạn Đang xử lý.	Theo dõi đơn
Mốc tracking	Chưa tới → Đang làm → Xong; Trễ	Xong = có ngày thực tế; Trễ = ngày dự kiến đã qua mà chưa xong (hiển thị, không chặn).	Theo dõi đơn
Chứng từ	Chờ xử lý · Đã duyệt · Đã ký · Đã nộp · Đã gửi khách · Lưu trữ	Người dùng chọn tự do (không có thứ tự bắt buộc); mặc định Chờ xử lý.	Chứng từ
Bill (nháp / thật)	Đang soạn → Đã chốt; hoặc Đã hủy	Hệ thống lập (nháp khi tạo đơn, thật khi xong Kho nguồn); Kế toán sửa / chốt / hủy; hủy đơn ⇒ hủy bill.	Bill, hóa đơn
Hóa đơn	Nháp → Đã ghi nhận công nợ; hoặc Đã hủy	Kế toán lập, sửa nháp, ghi nhận; Quản trị viên hủy (chưa thu đồng nào).	Bill, hóa đơn
Tình trạng thu	Chưa thu → Thu một phần → Đã thu đủ; cờ Quá hạn	Hệ thống tự tính từ số đã thu lũy kế và hạn thanh toán.	Bill, hóa đơn

Hồ sơ mẫu đi qua các trạng thái

Bước	Báo giá	Đơn hàng	Công đoạn đang xử lý	Bill	Hóa đơn / thu
1–2	Nháp → Chờ duyệt	—	—	—	—
3–5	Đã duyệt → Đã gửi khách → Khách chấp nhận	—	—	—	—
6	Khách chấp nhận	Đang thực hiện	Kho nguồn (Báo giá tự xong)	Bill nháp Đang soạn	—
7	″	Đang thực hiện	Cảng đi	+ Bill thật Đang soạn	—
8–9	″	Đang thực hiện	Cảng đến → Kho đến	″	—
10	″	Hoàn tất	—	″	—
11	″	Hoàn tất	—	Bill thật Đã chốt	—
12	″	Hoàn tất	—	″	Nháp · Chưa thu
13	″	Hoàn tất	—	″	Đã ghi nhận công nợ · Chưa thu
14	″	Hoàn tất	—	″	Thu một phần → Đã thu đủ

6.Điểm nối giữa các module (cái gì sinh ra cái gì)

Từ	Sinh ra / nối tới	Lúc nào	Chép / giữ gì
Báo giá (lần lưu đầu)	RFF.No	Lưu báo giá lần đầu	Mã giữ nguyên qua mọi phiên bản báo giá.
Báo giá Khách chấp nhận	Đơn hàng (1 báo giá – 1 đơn)	Bấm Tạo đơn hàng	RFF.No, loại, khách hàng, hàng hóa, kho gửi / nhận, cảng đi / đến (theo tuyến).
Đơn hàng	Công đoạn + mốc mẫu + người phụ trách mặc định	Khi tạo đơn	Theo Cấu hình công đoạn tại thời điểm tạo (đổi cấu hình chỉ áp cho đơn sau).
Báo giá → công đoạn Báo giá	Ngày mốc + Số báo giá, Hiệu lực đến, Điều khoản TT	Khi tạo đơn (đơn cũ: nút “Lấy tiến độ từ báo giá”)	Ngày tạo RFF, ngày duyệt, ngày khách chấp nhận.
Đơn hàng	Bill nháp	Khi tạo đơn	Tổng trước thuế, thuế, tổng cộng của báo giá.
Hoàn thành công đoạn cờ “bill thật” (mặc định Kho nguồn)	Bill thật (một lần)	Bấm Hoàn thành công đoạn	Tiền của bill nháp mới nhất.
Hoàn thành / bỏ qua công đoạn cờ “lập hóa đơn” (mặc định Kho đến), hoặc đơn Hoàn tất	Cho phép lập hóa đơn	Kế toán bấm Lập hóa đơn	Tiền của bill tham chiếu; hạn thanh toán = ngày HĐ + số ngày nợ (mặc định 60).
Đơn / công đoạn / bill / hóa đơn	Chứng từ (kho chung theo RFF.No)	Bất cứ lúc nào đơn chưa hủy	Chứng từ gắn đúng đơn; có thể gắn thêm công đoạn, bill hoặc hóa đơn của chính đơn đó.
Hóa đơn đã ghi nhận	Công nợ: phải thu, đến hạn, quá hạn	Ghi nhận công nợ, ghi nhận thu	Hiện ở Hóa đơn & công nợ và khối Công nợ ở Trang chủ.
Hủy đơn	Hủy mọi bill của đơn	Quản trị viên hủy đơn	Đơn chỉ còn xem; phải hủy hóa đơn trước.

7.Hiện hệ thống chưa hỗ trợ

Các việc dưới đây có trong thực tế nghiệp vụ nhưng hiện hệ thống chưa hỗ trợ; người dùng làm ngoài hệ thống rồi ghi nhận lại (nếu có ô tương ứng):

Gửi báo giá tự động qua email / Zalo: phải tải PDF / Word, gửi tay, rồi bấm Ghi nhận gửi.
Khách hàng đăng nhập để xem báo giá, xác nhận, theo dõi lô hàng: chưa có cổng khách hàng; agent cũng không đăng nhập.
Kết nối hãng tàu / hải quan (tự cập nhật ETD, ATA, tờ khai, MNF): mốc và chứng từ nhập tay.
Phát hành hóa đơn điện tử: phát hành ở hệ thống hóa đơn khác, chỉ tải tệp lên để lưu.
Dòng chi tiết trên bill / hóa đơn: bill và hóa đơn chỉ có tổng trước thuế, tổng thuế, tổng cộng (VND); không có từng dòng phí riêng.
Lịch sử từng lần thu / phiếu thu: chỉ lưu số đã thu lũy kế và ngày thu gần nhất; không đối soát ngân hàng.
Công nợ phải trả cho hãng tàu, nhà xe, đại lý và hạch toán sang phần mềm kế toán.
Nhắc nợ tự động (email / thông báo khi đến hạn, quá hạn): hiện chỉ đánh dấu Quá hạn trên danh sách và đếm ở Trang chủ.
Tự đổi tình trạng đơn theo mốc trễ: người phụ trách tự chọn Đúng tiến độ / Cần chú ý / Chậm tiến độ.