Bill, hóa đơn, công nợ (P4)

Bill nháp → bill thật → hóa đơn → công nợ 60 ngày theo RFF.No: sửa / chốt bill, lập hóa đơn, ghi nhận công nợ, thu tiền, quá hạn.

1.Tóm tắt

Phần tiền của đơn đi theo chuỗi Bill nháp → Bill thật → Hóa đơn → Công nợ, luôn gắn với RFF.No:

Bill nháp — hệ thống tự lập khi tạo đơn, chép tổng tiền (trước thuế, thuế, cộng) từ báo giá.
Bill thật — tự lập khi hoàn thành công đoạn có cờ “kích hoạt bill thật” (mặc định Kho nguồn), chép tiền từ bill nháp mới nhất; kế toán sửa số tiền, nhập số bill rồi chốt.
Hóa đơn — lập được sau khi hoàn thành (hoặc bỏ qua) công đoạn có cờ “bắt đầu lập hóa đơn” (mặc định Kho đến); nhập ký hiệu, số, ngày hóa đơn; ghi nhận công nợ thì khóa số tiền và ngày.
Công nợ — hạn thanh toán = ngày hóa đơn + số ngày nợ (mặc định 60 ngày, cấu hình được, sửa được từng hóa đơn); ghi nhận thu tiền lũy kế đến khi thu đủ; quá hạn được đánh dấu.

Phạm vi. Hệ thống không phát hành hóa đơn điện tử và không nối hãng tàu / cơ quan thuế: tệp hóa đơn điện tử do kế toán phát hành ở hệ thống khác rồi tải lên để lưu cùng hóa đơn. Thu tiền được ghi tay (số đã thu lũy kế + ngày thu), không đối soát ngân hàng.

Phạm vi (màn có trên menu)

Menu	Nội dung
Vận chuyển › Hóa đơn & công nợ	Danh sách hóa đơn của mọi đơn: tổng phải thu / đã thu / số hóa đơn quá hạn, lọc, mở hóa đơn, mở đơn
Màn theo dõi đơn (khối “Bill & hóa đơn”)	Bill nháp / thật và hóa đơn của một đơn; nút Lập hóa đơn; mở popup bill, popup hóa đơn

Liên quan

Đơn, công đoạn kích hoạt bill / hóa đơn: Theo dõi đơn hàng; tổng tiền gốc lấy từ Báo giá.
Tệp hóa đơn điện tử, bill dạng tệp: Chứng từ đơn hàng (loại “Hóa đơn điện tử”, “Bill”).

2.Actor & quyền

Actor	Vai trò trên module
Kế toán	Sửa / chốt / hủy bill; lập, sửa hóa đơn nháp; ghi nhận công nợ; ghi nhận thu tiền; tải tệp hóa đơn điện tử.
Nhân viên kinh doanh	Xem bill, hóa đơn, công nợ của khách mình phụ trách; có quyền lập hóa đơn theo cài sẵn (vai trò Người dùng).
Quản trị viên hệ thống	Toàn quyền, duy nhất được hủy hóa đơn theo cài sẵn; chỉnh số ngày nợ mặc định.
Super Admin (chỉ xem)	Xem bill, hóa đơn, công nợ; không ghi.
Hệ thống	Lập bill nháp (khi tạo đơn) và bill thật (khi xong công đoạn có cờ); tự tính tổng cộng, hạn thanh toán, tình trạng thu, quá hạn; hủy bill khi đơn bị hủy.

Bảng quyền mặc định

Màn hình	Chức năng (mã)	Quản trị viên hệ thống	Super Admin (chỉ xem)	Người dùng	Trưởng phòng
Hóa đơn & công nợ	Xem bill, hóa đơn, công nợ `xem`	Có	Có	Có	Có
	Sửa / chốt / hủy bill `bill`	Có	—	Có	—
	Lập hóa đơn `them`	Có	—	Có	—
	Sửa hóa đơn nháp `sua`	Có	—	Có	—
	Ghi nhận công nợ `ghi-nhan`	Có	—	Có	—
	Ghi nhận thu tiền `thu`	Có	—	Có	—
	Hủy hóa đơn `huy`	Có	—	—	—

Người chỉ có quyền xem Theo dõi đơn hàng (không có quyền màn Hóa đơn & công nợ) vẫn xem được khối bill / hóa đơn của một đơn trong màn theo dõi, nhưng không vào được danh sách hóa đơn. Tải tệp hóa đơn điện tử cần thêm quyền sua của Chứng từ đơn hàng. Hệ thống luôn kiểm quyền ở máy chủ.

3.Use case

UC-BL-01Tra cứu hóa đơn & công nợ, quá hạn
Actor	Kế toán, Nhân viên kinh doanh, Quản trị viên, Super Admin
Tiền điều kiện	Quyền `dh-hoadon.xem`.
Các bước	Mở Vận chuyển › Hóa đơn & công nợ. Đọc ba thẻ tổng: Phải thu (còn lại của hóa đơn đã ghi nhận), Đã thu, Quá hạn (số hóa đơn) — tính trên trang đang xem. Gõ RFF.No / số hóa đơn / khách hàng; lọc trạng thái, tình trạng thu, từ ngày – đến ngày, tích Chỉ quá hạn; bấm Tìm. Bấm vào một dòng (hoặc biểu tượng Mở hóa đơn) để mở popup hóa đơn; bấm Mở đơn ở cuối dòng để sang màn theo dõi. Lưới vừa khung ở 1440px; hai cột Ngày HĐ và Đã thu ẩn sẵn, bật lại ở nút Sắp xếp cột.
Kết quả	Danh sách hóa đơn, mới nhất ở trên: RFF.No, khách hàng, số hóa đơn (ký hiệu/số), ngày, tổng cộng, đã thu, còn lại, hạn thanh toán, trạng thái, tình trạng thu.
Quy tắc / validation	Quá hạn = hóa đơn đã ghi nhận công nợ, chưa thu đủ và hạn thanh toán nhỏ hơn hôm nay; hạn hiện nhãn “· Quá hạn” màu cảnh báo. Từ ngày không được sau đến ngày; lọc trạng thái / tình trạng thu sai giá trị bị từ chối. Hóa đơn Nháp / Đã hủy hiện tình trạng thu “—”.
Thông báo lỗi chính	`E0004` “Từ ngày không hợp lệ: không được sau đến ngày.”

UC-BL-02Sửa bill đang soạn
Actor	Kế toán, Quản trị viên
Tiền điều kiện	Quyền `dh-hoadon.bill`; bill ở trạng thái Đang soạn; đơn chưa hủy.
Các bước	Ở màn theo dõi, khối Bill & hóa đơn, bấm bill ⇒ popup. Nhập số bill, ngày bill, tổng trước thuế, tổng thuế, ghi chú; xem Tổng cộng tự cộng; bấm Lưu.
Kết quả	Bill cập nhật, Audit trail ghi thay đổi.
Quy tắc / validation	Số bill ≤ 50; ghi chú ≤ 1000; tiền VND số nguyên 0 … 999.999.999.999.999; tổng cộng = trước thuế + thuế do máy chủ tính. Bill Đã chốt / Đã hủy chỉ xem.
Thông báo lỗi chính	`E4015` “Bill BILL-0001 đang ở trạng thái "Đã chốt", không thể sửa.” `E0001` “Tổng trước thuế không được để trống.”

UC-BL-03Chốt bill
Actor	Kế toán
Tiền điều kiện	Bill Đang soạn; đã lưu mọi thay đổi (nút Chốt khóa khi form còn chỉnh sửa chưa lưu).
Các bước	Mở bill ⇒ Chốt bill.
Kết quả	Bill sang Đã chốt, không sửa được nữa.
Quy tắc / validation	Chốt không bắt buộc để lập hóa đơn, nhưng nên chốt trước khi lập.
Thông báo lỗi chính	`E4015` “Bill … đang ở trạng thái "Đã chốt", không thể chốt.”

UC-BL-04Hủy bill
Actor	Kế toán
Tiền điều kiện	Bill Đang soạn hoặc Đã chốt.
Các bước	Mở bill ⇒ Hủy bill.
Kết quả	Bill sang Đã hủy.
Quy tắc / validation	Không hủy được bill còn hóa đơn chưa hủy gắn với bill đó. Hủy đơn ⇒ mọi bill của đơn tự hủy.
Thông báo lỗi chính	`E4015` “Bill … đang ở trạng thái "Đã chốt", không thể hủy.” — khi còn hóa đơn chưa hủy.

UC-BL-05Lập hóa đơn (nháp)
Actor	Kế toán, Nhân viên kinh doanh
Tiền điều kiện	Quyền `dh-hoadon.them`; đơn đã Hoàn tất hoặc công đoạn có cờ lập hóa đơn (mặc định Kho đến) đã Hoàn thành / Bỏ qua; đơn chưa hủy.
Các bước	Ở khối Bill & hóa đơn bấm Lập hóa đơn ⇒ popup (nút chỉ hiện khi đủ điều kiện). Chọn bill tham chiếu (tự điền số tiền từ bill), nhập ký hiệu, số hóa đơn, ngày hóa đơn, số ngày nợ, ghi chú; bấm Lưu.
Kết quả	Hóa đơn ở trạng thái Nháp, tình trạng thu Chưa thu.
Quy tắc / validation	Bill tham chiếu bỏ trống ⇒ hệ thống tự chọn bill thật đang dùng (nếu công đoạn kích hoạt bill thật không bị bỏ qua), nếu không có thì bill nháp mới nhất. Số hóa đơn bắt buộc ≤ 30; ký hiệu ≤ 20 (tự viết HOA); ngày hóa đơn bắt buộc; số ngày nợ 0 … 365 (mặc định theo cấu hình, 60); ghi chú ≤ 1000. Hạn thanh toán = ngày hóa đơn + số ngày nợ; tổng cộng = trước thuế + thuế, do máy chủ tính; ô “Hạn thanh toán” và “Tổng cộng” hiển thị kết quả ngay khi nhập. Không trùng (ký hiệu, số hóa đơn) với hóa đơn khác.
Thông báo lỗi chính	`E4010` “Đơn hàng SCMDPC29102608 chưa hoàn thành công đoạn lập hóa đơn.” `E0005` “Số hóa đơn đã tồn tại.” `E2008` “Số ngày nợ phải trong khoảng 0 đến 365.” `E4008` “Bill không thuộc đơn hàng SCMDPC29102608.” `E4003` “Đơn hàng … đang ở trạng thái "Đã hủy", không thể lập hóa đơn.”

UC-BL-06Sửa hóa đơn nháp
Actor	Kế toán
Tiền điều kiện	Quyền `sua`; hóa đơn Nháp.
Các bước	Mở hóa đơn (danh sách hoặc khối Bill & hóa đơn) ⇒ sửa ⇒ Lưu.
Kết quả	Hóa đơn cập nhật; hạn thanh toán và tổng cộng tính lại.
Quy tắc / validation	Sau khi ghi nhận công nợ không sửa số tiền, ngày hóa đơn, số ngày nợ.
Thông báo lỗi chính	`E4011` “Hóa đơn C26TAA/DEMO-HD-0001 đang ở trạng thái "Đã ghi nhận công nợ", không thể sửa.” `E0003` “Dữ liệu đã bị người khác thay đổi. Vui lòng tải lại rồi thử lại.”

UC-BL-07Ghi nhận công nợ
Actor	Kế toán
Tiền điều kiện	Quyền `ghi-nhan`; hóa đơn Nháp (đã lưu mọi thay đổi).
Các bước	Mở hóa đơn ⇒ Ghi nhận công nợ. Xác nhận `C4004` “Ghi nhận công nợ cho hóa đơn C26TAA/DEMO-HD-0003? Sau khi ghi nhận không sửa được số tiền và ngày hóa đơn.”
Kết quả	Hóa đơn sang Đã ghi nhận công nợ; hiện ngày ghi nhận; báo `I4004` “Đã ghi nhận công nợ hóa đơn C26TAA/DEMO-HD-0003, hạn thanh toán 14/12/2026.”
Quy tắc / validation	Từ lúc này hóa đơn có hạn thanh toán và vào thống kê Phải thu / Quá hạn.
Thông báo lỗi chính	`E4011` “Hóa đơn … đang ở trạng thái "Đã ghi nhận công nợ", không thể ghi nhận công nợ.”

UC-BL-08Ghi nhận thu tiền
Actor	Kế toán
Tiền điều kiện	Quyền `thu`; hóa đơn Đã ghi nhận công nợ.
Các bước	Mở hóa đơn ⇒ Ghi nhận thu ⇒ sidebar “Công nợ” (hiện Tổng cộng và Còn lại). Nhập Số đã thu (lũy kế) và Ngày thu; bấm Lưu.
Kết quả	Tình trạng thu cập nhật: Thu một phần / Đã thu đủ; “Còn lại” tính lại.
Quy tắc / validation	Số đã thu là lũy kế (tổng đã trả cho hóa đơn), 0 … tổng cộng, số nguyên VND; ngày thu bắt buộc khi số đã thu > 0 và không sau hôm nay. Nhập 0 để hoàn lại thành Chưa thu.
Thông báo lỗi chính	`E4012` “Số đã thu không được vượt tổng cộng 60.892.000.” `E0001` “Ngày thu không được để trống.” `E0004` “Ngày thu không hợp lệ: không được sau hôm nay.”

UC-BL-09Hủy hóa đơn
Actor	Quản trị viên (quyền `huy`)
Tiền điều kiện	Hóa đơn Nháp, hoặc Đã ghi nhận công nợ nhưng chưa thu đồng nào.
Các bước	Mở hóa đơn ⇒ Hủy hóa đơn ⇒ nhập lý do (bắt buộc ≤ 500) ⇒ xác nhận.
Kết quả	Hóa đơn sang Đã hủy, lý do hiện trong popup; không còn tính vào công nợ.
Quy tắc / validation	Hóa đơn đã thu một phần / đủ không hủy được; hủy đơn hoặc mở lại công đoạn lập hóa đơn yêu cầu hủy hóa đơn trước.
Thông báo lỗi chính	`E0001` “Lý do hủy không được để trống.” `E4011` “Hóa đơn … đang ở trạng thái "Đã ghi nhận công nợ", không thể hủy.”

UC-BL-10Tải hóa đơn điện tử (chỉ lưu tệp)
Actor	Kế toán
Tiền điều kiện	Hóa đơn đã lưu; quyền `dh-chungtu.sua` để tải lên.
Các bước	Mở hóa đơn ⇒ khối Hóa đơn điện tử ⇒ Tải hóa đơn điện tử ⇒ sidebar chứng từ (loại Hóa đơn điện tử, gắn sẵn hóa đơn) ⇒ lưu rồi kéo thả tệp. Lần sau bấm tên tệp trong khối để xem / quản lý.
Kết quả	Tệp được lưu như một chứng từ loại “Hóa đơn điện tử” gắn hóa đơn.
Quy tắc / validation	Hệ thống chỉ lưu tệp, không phát hành hóa đơn điện tử.
Thông báo lỗi chính	—

UC-BL-11Lập bill nháp / thật, tính tổng & hạn
Actor	Hệ thống
Tiền điều kiện	Tạo đơn; hoàn thành công đoạn có cờ; lưu bill / hóa đơn.
Các bước	Tạo đơn ⇒ lập bill nháp từ báo giá. Hoàn thành công đoạn có cờ bill thật ⇒ lập bill thật từ bill nháp mới nhất (một lần) và hiện thông báo “Đã tạo bill thật cho đơn hàng <RFF.No>.”. Mỗi lần lưu: tính lại tổng cộng, hạn thanh toán, tình trạng thu, quá hạn.
Kết quả	Mọi con số tiền, hạn, trạng thái đều do máy chủ tính, không lấy từ client.
Quy tắc / validation	Công đoạn có cờ bị Bỏ qua thì không lập bill thật; hóa đơn dùng bill nháp.
Thông báo lỗi chính	—

4.Luồng màn hình

Màn hìnhPopup (hộp thoại)Sidebar phảiThao tác chuyển mànHệ thống tự chuyển / quay về

Hóa đơn mở từ hai nơi: danh sách Hóa đơn & công nợ (nhìn toàn bộ công nợ) và khối Bill & hóa đơn trên màn theo dõi (nhìn đúng một đơn; chỉ nơi này có nút Lập hóa đơn). Cả hai dùng chung popup hóa đơn. Thu tiền mở sidebar rộng 400px ngay trên popup; tệp hóa đơn điện tử mở sidebar chứng từ. Popup đóng bằng Đóng, dấu × hoặc Esc; thay đổi chưa lưu thì nút Ghi nhận / Chốt bị khóa cho tới khi lưu.

5.Màn hình

Hóa đơn & công nợ

**Tích “Chỉ quá hạn”: chỉ hóa đơn đã ghi nhận, chưa thu đủ và quá hạn thanh toán**

**Mobile 375px: thẻ tổng xếp dọc, lưới thu thành thẻ**

Popup hóa đơn & thu tiền

**Hóa đơn Nháp: còn sửa được**
Nhãn trạng thái (Nháp)
Bill tham chiếu — chọn bill ⇒ điền sẵn số tiền
Ký hiệu, số hóa đơn, ngày hóa đơn (bắt buộc)
Số ngày nợ (mặc định 60) ⇒ ô Hạn thanh toán và Tổng cộng tự tính
Khối Hóa đơn điện tử (chỉ lưu tệp)
Hủy hóa đơn (quản trị) · Ghi nhận công nợ · Đóng · Lưu

**Hóa đơn Đã ghi nhận công nợ: thu một phần, quá hạn — số tiền và ngày bị khóa**
Nhãn trạng thái + tình trạng thu “Thu một phần · Quá hạn”
Đã thu / Còn lại / Ngày thu
Các ô chỉ xem
Nút Ghi nhận thu

**Sidebar Công nợ: nhập số đã thu lũy kế và ngày thu**

Tên trường	Bắt buộc	Độ dài / khoảng	Giá trị hợp lệ	Ghi chú
Bill tham chiếu	—	—	Bill của đúng đơn, chưa hủy	Tự chọn nếu bỏ trống
Ký hiệu	—	≤ 20	Tự viết HOA
Số hóa đơn	Có	≤ 30	Không trùng ký hiệu + số
Ngày hóa đơn	Có	—	Ngày	Khóa sau khi ghi nhận công nợ
Tổng trước thuế (VND)	Có	0 … 999.999.999.999.999	Số nguyên	Khóa sau khi ghi nhận công nợ
Tổng thuế (VND)	—	0 … 999.999.999.999.999	Số nguyên	Trống = 0
Số ngày nợ	Có	0 … 365	Số nguyên	Mặc định 60; hạn = ngày hóa đơn + số ngày nợ
Ghi chú	—	≤ 1000
Số đã thu (lũy kế)	Có	0 … tổng cộng	Số nguyên VND	Sidebar Công nợ
Ngày thu	Khi số đã thu > 0	≤ hôm nay	Ngày	Sidebar Công nợ
Lý do hủy	Có (khi hủy)	≤ 500

Bill

Tên trường	Bắt buộc	Độ dài / khoảng	Giá trị hợp lệ	Ghi chú
Số bill	—	≤ 50
Ngày bill	—	—	Ngày
Tổng trước thuế (VND)	Có	0 … 999.999.999.999.999	Số nguyên
Tổng thuế (VND)	—	0 … 999.999.999.999.999	Số nguyên	Trống = 0
Ghi chú	—	≤ 1000

Trên màn theo dõi đơn

**Đơn đã hoàn tất: khối Bill & hóa đơn — bill nháp, bill thật đã chốt, hóa đơn thu một phần quá hạn; nút Lập hóa đơn**
Khối Bill: loại, số bill, tổng, nhãn trạng thái
Khối Hóa đơn: ký hiệu/số, hạn thanh toán, tổng, nhãn trạng thái · tình trạng thu
Nút Lập hóa đơn (chỉ khi đủ điều kiện)
Dòng “Cùng tham chiếu”: báo giá, B/L, bill, hóa đơn, link Chứng từ

**Dòng “Cùng tham chiếu” cuối màn theo dõi**

6.Trạng thái & quy tắc

Quy trình bill → hóa đơn → công nợ

“Cờ” là hai thiết lập ở Cấu hình công đoạn: mỗi cờ chỉ ở một loại công đoạn (mặc định Kho nguồn và Kho đến).

Trạng thái bill

Loại / trạng thái bill — ORDER_BILL_KIND, ORDER_BILL_STATUS

Mã	Nhãn hiển thị	Ghi chú
`NHAP` (loại)	Bill nháp	Tự lập khi tạo đơn, tiền chép từ báo giá
`THAT` (loại)	Bill thật	Tự lập khi hoàn thành công đoạn có cờ; chỉ một bill thật đang dùng
`MO`	Đang soạn	Sửa, chốt, hủy
`DA_CHOT`	Đã chốt	Chỉ xem hoặc hủy
`HUY`	Đã hủy	Chỉ xem

Trạng thái hóa đơn

Trạng thái hóa đơn / tình trạng thu — ORDER_INVOICE_STATUS, ORDER_COLLECT_STATUS

Mã	Nhãn hiển thị	Điều kiện
`NHAP`	Nháp	Sửa, ghi nhận công nợ, hủy
`DA_GHI_NHAN`	Đã ghi nhận công nợ	Khóa tiền / ngày; thu tiền; hủy khi chưa thu đồng nào
`HUY`	Đã hủy	Chỉ xem
`CHUA_THU`	Chưa thu	Đã thu = 0
`THU_MOT_PHAN`	Thu một phần	0 < đã thu < tổng cộng
`DA_THU`	Đã thu đủ	Đã thu = tổng cộng

Công thức và mốc thời gian

Mục	Quy tắc
Tổng cộng	Tổng trước thuế + Tổng thuế (VND). Do máy chủ tính; vượt 999.999.999.999.999 bị từ chối.
Hạn thanh toán	Ngày hóa đơn + số ngày nợ. Số ngày nợ mặc định 60 (cài đặt hệ thống, quản trị viên chỉnh, 0 … 365), có thể sửa từng hóa đơn khi còn Nháp.
Còn lại	Tổng cộng − Số đã thu (lũy kế).
Tình trạng thu	Chưa thu / Thu một phần / Đã thu đủ — tự tính từ số đã thu.
Quá hạn	Đã ghi nhận công nợ và chưa thu đủ và hạn thanh toán < hôm nay.
Điều kiện lập hóa đơn	Đơn Hoàn tất, hoặc công đoạn cờ “lập hóa đơn” đã Hoàn thành / Bỏ qua. Không có công đoạn cờ ⇒ chỉ khi đơn Hoàn tất.
Chọn bill cho hóa đơn	Bill chọn rõ → bill thật đang dùng → bill nháp mới nhất (bill thật bị bỏ qua khi công đoạn kích hoạt bill thật bị Bỏ qua).

Thông báo lỗi và xác nhận của module

Mã	Nội dung	Khi nào
`E4010`	Đơn hàng {0} chưa hoàn thành công đoạn lập hóa đơn.	Lập hóa đơn quá sớm
`E4011`	Hóa đơn {0} đang ở trạng thái “{1}”, không thể {2}.	Sửa / ghi nhận / thu / hủy sai trạng thái
`E4012`	Số đã thu không được vượt tổng cộng {0}.	Thu quá tổng cộng
`E4015`	Bill {0} đang ở trạng thái “{1}”, không thể {2}.	Sửa / chốt / hủy bill sai trạng thái
`E4017`	Công đoạn “{0}” đã có hóa đơn {1} chưa hủy, không mở lại được.	Mở lại công đoạn lập hóa đơn
`E0005`	{0} đã tồn tại.	Trùng số hóa đơn (cùng ký hiệu)
`I4004`	Đã ghi nhận công nợ hóa đơn {0}, hạn thanh toán {1}.	Ghi nhận công nợ thành công
`C4004`	Ghi nhận công nợ cho hóa đơn {0}? Sau khi ghi nhận không sửa được số tiền và ngày hóa đơn.	Xác nhận ghi nhận công nợ