Spec › Chứng từ đơn hàng

Chứng từ đơn hàng (P4)

Kho chứng từ dùng chung tra theo RFF.No: booking, B/L, tờ khai, MNF, D/O, POD, bill, hóa đơn điện tử… kèm tệp đính kèm.

1.Tóm tắt

Chứng từ đơn hàng là kho chứng từ dùng chung của cả vòng đời lô hàng, tra cứu theo RFF.No: booking, vận đơn (B/L), tờ khai, manifest (MNF), arrival notice, lệnh giao hàng (D/O), biên bản giao hàng (POD), bill, hóa đơn điện tử… Mỗi chứng từ gắn với một đơn (qua RFF.No), có thể gắn thêm một công đoạn, một bill hoặc một hóa đơn của đơn đó, và có thể đính kèm tệp (PDF, ảnh…). Chỉ có một kho chứng từ cho cả hệ thống: nhân viên kho, chứng từ, hải quan, kinh doanh cùng thêm và tra cứu ở đây, không có kho riêng theo bộ phận.

Phạm vi (màn có trên menu)

MenuNội dung
Vận chuyển › Chứng từ đơn hàngTra cứu chéo theo RFF.No / loại / trạng thái / ngày / từ khóa; thêm, sửa, xóa chứng từ; tải lên, xem, tải về tệp
Màn theo dõi đơn (khối “Chứng từ”)Chứng từ của công đoạn đang xem và “chứng từ chung của đơn” (không gắn công đoạn); thêm nhanh ngay tại công đoạn
Popup hóa đơn (khối “Hóa đơn điện tử”)Tải lên / xem tệp hóa đơn điện tử của hóa đơn — chỉ lưu tệp, không phát hành

Liên quan

  • Đơn và công đoạn: Theo dõi đơn hàng; bill, hóa đơn: Bill, hóa đơn, công nợ.
  • Tệp đính kèm dùng chung của khung (kéo thả, xem PDF / ảnh, giới hạn dung lượng): Đính kèm, xem, tải tệp.
  • Màn “Chứng từ (Word / PDF)” ở nhóm Báo cáo của khung là chức năng khác (xuất chứng từ mẫu), không phải kho chứng từ đơn hàng.

2.Actor & quyền

ActorVai trò trên module
Nhân viên kho / chứng từ / hải quanThêm chứng từ (từ màn tra cứu hoặc ngay tại công đoạn), cập nhật trạng thái, tải tệp lên.
Nhân viên kinh doanh / kế toánTra cứu chứng từ theo RFF.No; thêm chứng từ bill, hóa đơn.
Quản trị viên hệ thốngToàn quyền, duy nhất được xóa chứng từ theo cài sẵn.
Super Admin (chỉ xem)Tra cứu, xem chứng từ và lịch sử; không ghi.
Hệ thốngKhóa tham chiếu RFF.No, kiểm công đoạn / bill / hóa đơn cùng đơn, xóa mềm, ghi Audit trail.

Bảng quyền mặc định

Màn hìnhChức năng (mã)Quản trị viên hệ thốngSuper Admin (chỉ xem)Người dùngTrưởng phòng
Chứng từ đơn hàngXem, tra cứu chứng từ theo RFF.No xemCóCóCóCó
Thêm chứng từ themCó—Có—
Sửa chứng từ, tải lên / xóa tệp suaCó—Có—
Xóa chứng từ xoaCó———

Xem / tải về tệp còn cần ô “Tải file” của vai trò (quyền chung của khung); tải lên và xóa tệp cần quyền sua của màn này. Người không có quyền chỉ thấy tên tệp, không có nút tải. Hệ thống luôn kiểm quyền ở máy chủ.

3.Use case

Hệ thống ANLE SCM — Chứng từ đơn hàng Nhân viên kho /chứng từ /hải quan Nhân viên kinh doanh/ kế toán Quản trị viên Super Admin(chỉ xem) Hệ thống UC-CT-01 Tra cứu chéo chứng từ theo RFF / loại / ngày UC-CT-02 Thêm chứng từ UC-CT-03 Tải lên / xem / tải về tệp UC-CT-04 Sửa chứng từ UC-CT-05 Xóa chứng từ UC-CT-06 Mở đơn từ chứng từ UC-CT-07 Khóa RFF.No, kiểm cùng đơn, ghi vết
UC-CT-01Tra cứu chéo chứng từ theo RFF / loại / ngày
ActorMọi người có quyền xem
Tiền điều kiệnQuyền dh-chungtu.xem.
Các bước
  1. Mở Vận chuyển › Chứng từ đơn hàng (hoặc bấm “Xem tất cả chứng từ của <RFF.No>” / Chứng từ ở dòng Cùng tham chiếu ⇒ màn này mở sẵn lọc theo RFF.No).
  2. Nhập RFF.No (tự viết HOA), từ khóa (số chứng từ, khách hàng, ghi chú), chọn loại, trạng thái, từ ngày – đến ngày; bấm Tìm.
  3. Đọc lưới: RFF.No, khách hàng, loại, công đoạn, số chứng từ, ngày, trạng thái, số tệp và tên tệp (cột “Cập nhật” ẩn sẵn, bật lại ở nút Sắp xếp cột); bấm vào một dòng để mở chứng từ. Lưới vừa khung ở 1440px, cột “Thao tác” luôn hiện.
Kết quảDanh sách chứng từ của mọi đơn, mới cập nhật ở trên, phân trang ở máy chủ.
Quy tắc / validation
  • Từ ngày không được sau đến ngày (báo ngay dưới ô).
  • Giá trị lọc loại / trạng thái ngoài danh mục bị từ chối.
  • Chứng từ đã xóa không còn hiện.
Thông báo lỗi chính
  • E0004 “Từ ngày không hợp lệ: không được sau đến ngày.”
UC-CT-02Thêm chứng từ
ActorNhân viên kho / chứng từ / hải quan, Nhân viên kinh doanh / kế toán
Tiền điều kiệnQuyền dh-chungtu.them; đơn tồn tại và chưa hủy.
Các bước
  1. Từ màn tra cứu: bấm Thêm chứng từ ⇒ sidebar; nhập RFF.No, bấm Tìm đơn (hiện “Đơn <RFF.No>” kèm link Mở đơn; có thể Đổi đơn trước khi lưu).
  2. Từ màn theo dõi: ở khối Chứng từ của công đoạn bấm Thêm chứng từ ⇒ đơn và công đoạn đã điền sẵn.
  3. Chọn loại chứng từ (bắt buộc), công đoạn (hoặc “Chung của đơn”), nhập số chứng từ, ngày chứng từ, trạng thái, ghi chú; bấm Lưu.
  4. Sau khi lưu, khối tệp mở ra để tải tệp lên (xem UC-CT-03).
Kết quảChứng từ lưu với RFF.No của đơn; xuất hiện ở lưới tra cứu và ở khối Chứng từ trên màn theo dõi.
Quy tắc / validation
  • Trạng thái bỏ trống ⇒ Chờ xử lý. Số chứng từ ≤ 100; ghi chú ≤ 1000; ngày chứng từ không quá hôm nay + 365 ngày.
  • Công đoạn, bill, hóa đơn chọn phải thuộc cùng đơn; RFF.No chép từ đơn, không nhận từ client.
  • Không thêm được chứng từ cho đơn đã hủy. Ghi Audit trail.
Thông báo lỗi chính
  • E0001 “Loại chứng từ không được để trống.”
  • E0004 “Ngày chứng từ không hợp lệ: không được quá 365 ngày sau hôm nay.”
  • E4008 “Công đoạn không thuộc đơn hàng SCMDPC29102608.”
  • E4003 “Đơn hàng SCMDPC29102605 đang ở trạng thái "Đã hủy", không thể thêm chứng từ.”
  • E0002 “Đơn hàng không tồn tại hoặc đã bị xóa.”
UC-CT-03Tải lên / xem / tải về tệp
ActorNgười có quyền sua (tải lên, xóa) và ô “Tải file” (tải về)
Tiền điều kiệnChứng từ đã lưu.
Các bước
  1. Mở chứng từ ⇒ khối Tệp chứng từ trong sidebar.
  2. Kéo thả hoặc chọn tệp để tải lên (nhiều tệp một lần).
  3. Bấm tên tệp PDF / ảnh để xem ngay; bấm tải về khi cần; xóa tệp nếu có quyền.
Kết quảTệp lưu kèm chứng từ; cột “Tệp” ở lưới hiện số tệp và tên tệp; xóa tệp ghi Audit trail.
Quy tắc / validation
  • Giới hạn dung lượng / số tệp theo khung: mỗi tệp ≤ 25 MB, ≤ 10 tệp / lần.
  • Chứng từ chưa lưu thì chưa tải tệp được (“Lưu thông tin để tải tệp lên”).
  • Hành vi của khung: thao tác tệp đi qua khối tệp đính kèm dùng chung, không tự chặn tải lên / xóa tệp khi đơn đã hủy (chứng từ thì vẫn bị chặn sửa / xóa).
Thông báo lỗi chính
  • E0006 “Bạn không có quyền thực hiện thao tác này.”
UC-CT-04Sửa chứng từ
ActorNhân viên kho / chứng từ / hải quan, Nhân viên kinh doanh / kế toán
Tiền điều kiệnQuyền sua; đơn chưa hủy.
Các bước
  1. Bấm biểu tượng Mở trên dòng (hoặc bấm chứng từ ở khối Chứng từ của công đoạn) ⇒ sidebar.
  2. Sửa loại, công đoạn, số, ngày, trạng thái, ghi chú; Lưu.
Kết quảChứng từ cập nhật, Audit trail ghi từng trường thay đổi.
Quy tắc / validation
  • Chứng từ không đổi đơn sau khi tạo (RFF.No khóa); muốn sang đơn khác phải tạo chứng từ mới.
  • Sửa đồng thời ⇒ báo dữ liệu đã bị người khác sửa.
Thông báo lỗi chính
  • E0003 “Dữ liệu đã bị người khác thay đổi. Vui lòng tải lại rồi thử lại.”
  • E4003 “Đơn hàng … đang ở trạng thái "Đã hủy", không thể sửa chứng từ.”
UC-CT-05Xóa chứng từ
ActorQuản trị viên (quyền xoa)
Tiền điều kiệnChứng từ tồn tại; đơn chưa hủy.
Các bước
  1. Mở chứng từ ⇒ bấm Xóa, xác nhận.
Kết quảChứng từ bị xóa mềm (ẩn khỏi mọi màn); các tệp đính kèm bị ẩn theo, không xóa vật lý; ghi Audit trail.
Quy tắc / validation
  • Xóa công đoạn không xóa chứng từ gắn công đoạn đó: chứng từ được giữ và chuyển thành chứng từ chung của đơn.
Thông báo lỗi chính
  • E4003 “Đơn hàng … đang ở trạng thái "Đã hủy", không thể xóa chứng từ.”
UC-CT-06Mở đơn từ chứng từ
ActorNgười có quyền xem đơn
Tiền điều kiệnQuyền don-hang.xem.
Các bước
  1. Ở lưới bấm biểu tượng Mở đơn, hoặc trong sidebar bấm Mở đơn <RFF.No>.
Kết quảChuyển sang màn theo dõi đơn đúng RFF.No.
Quy tắc / validation
  • —
Thông báo lỗi chính
  • —
UC-CT-07Khóa RFF.No, kiểm cùng đơn, ghi vết
ActorHệ thống
Tiền điều kiệnTạo hoặc sửa chứng từ.
Các bước
  1. Nạp RFF.No từ đơn đã chọn.
  2. Kiểm công đoạn / bill / hóa đơn chọn có cùng đơn.
  3. Ghi Audit trail theo RFF.No.
Kết quảMọi chứng từ của một lô hàng tra được bằng một mã duy nhất.
Quy tắc / validation
  • Máy chủ tự kiểm lại mọi trường, không tin dữ liệu client gửi.
Thông báo lỗi chính
  • —

4.Luồng màn hình

Theo dõi đơnkhối “Chứng từ” Chứng từ đơn hàngtra cứu · lưới Sidebar Chứng từ (480px) Sidebar Thêm chứng từtìm đơn theo RFF.No Hộp xác nhận xóa Popup Hóa đơnkhối Hóa đơn điện tử Sidebar Chứng từtải hóa đơn điện tử Theo dõi đơnMở đơn Tệp đính kèmxem · tải về Chứng từ / Xem tất cả Mở đơn Mở Thêm Xóa tải lên / xem Tải HĐ điện tử
Màn hìnhPopup (hộp thoại)Sidebar phảiThao tác chuyển mànHệ thống tự chuyển / quay về

Chứng từ có hai lối vào: từ màn tra cứu (nhìn toàn kho, lọc theo RFF.No) và từ màn theo dõi đơn (nhìn đúng công đoạn đang xử lý). Cả hai dùng cùng một sidebar. Ở popup hóa đơn, sidebar này chỉ dùng cho tệp hóa đơn điện tử (loại “Hóa đơn điện tử” gắn với hóa đơn). Sidebar rộng 480px, mobile chiếm toàn chiều ngang.

5.Màn hình

Tra cứu chứng từ

Chứng từ đơn hàng — 13 chứng từ mẫu của các đơn (dữ liệu giả)
Chứng từ đơn hàng — 13 chứng từ mẫu của các đơn (dữ liệu giả)
  1. Nút Thêm chứng từ
  2. Bộ lọc: RFF.No, từ khóa, loại, trạng thái, từ ngày – đến ngày, nút Tìm
  3. Lưới: RFF.No, khách hàng, loại, công đoạn, số chứng từ, ngày, trạng thái (nhãn màu), số tệp
  4. Cột Thao tác (cuối bảng, cuộn ngang): Mở và Mở đơn
Tra cứu theo RFF.No: chỉ chứng từ của một đơn (vd Cảng đến: MNF, Arrival notice, B/L)
Tra cứu theo RFF.No: chỉ chứng từ của một đơn (vd Cảng đến: MNF, Arrival notice, B/L)
Mobile 375px: bộ lọc xếp dọc, lưới thu thành thẻ
Mobile 375px: bộ lọc xếp dọc, lưới thu thành thẻ

Sidebar chứng từ & tệp

Sửa chứng từ có tệp: Packing list, trạng thái Chờ xử lý
Sửa chứng từ có tệp: Packing list, trạng thái Chờ xử lý
  1. Đơn đang gắn (RFF.No) và nút Mở đơn
  2. Loại chứng từ (bắt buộc), công đoạn, số chứng từ, ngày chứng từ, trạng thái, ghi chú
  3. Khối Tệp chứng từ: kéo thả để tải lên, xem, tải về, xóa
  4. Xóa (chỉ quản trị) · Đóng · Lưu
Thêm chứng từ mới sau khi tìm đơn theo RFF.No
Thêm chứng từ mới sau khi tìm đơn theo RFF.No
Bước 1 khi thêm từ màn tra cứu: nhập RFF.No rồi bấm Tìm đơn
Bước 1 khi thêm từ màn tra cứu: nhập RFF.No rồi bấm Tìm đơn
Thêm từ màn theo dõi: đơn và công đoạn đã điền sẵn
Thêm từ màn theo dõi: đơn và công đoạn đã điền sẵn
Tên trườngBắt buộcĐộ dài / khoảngGiá trị hợp lệGhi chú
RFF.No (khi thêm từ tra cứu)Có≤ 30Đơn tồn tạiTự viết HOA; khóa sau khi tạo
Loại chứng từCó—KBN ORDER_DOC_TYPE (17 loại)
Công đoạn——Công đoạn của đúng đơn đóBỏ trống = chứng từ chung của đơn
Số chứng từ—≤ 100
Ngày chứng từ—≤ hôm nay + 365 ngàyNgày
Trạng thái——KBN ORDER_DOC_STATUSMặc định Chờ xử lý
Ghi chú—≤ 1000
Bill / Hóa đơn——Của đúng đơn đóHóa đơn điện tử gắn hóa đơn khi tải từ popup hóa đơn
Tệp—≤ 25 MB / tệp; ≤ 10 tệp / lầnPDF, ảnh, …Cần chứng từ đã lưu

Trên màn theo dõi đơn

Khối Chứng từ ngay dưới dữ liệu công đoạn: chứng từ của công đoạn đang xem, chứng từ chung của đơn, liên kết “Xem tất cả”
Khối Chứng từ ngay dưới dữ liệu công đoạn: chứng từ của công đoạn đang xem, chứng từ chung của đơn, liên kết “Xem tất cả”
  1. Tên công đoạn đang xem + nút Thêm chứng từ
  2. Mỗi dòng: tên tệp (hoặc số chứng từ) và trạng thái; bấm để mở sidebar
  3. Chứng từ chung của đơn (không gắn công đoạn)
  4. Xem tất cả chứng từ của RFF.No ⇒ màn tra cứu đã lọc

6.Trạng thái & quy tắc

Trạng thái chứng từ — ORDER_DOC_STATUS

MãNhãn hiển thịÝ nghĩa gợi ý
CHO_XU_LYChờ xử lýMới thêm, đang xử lý
DA_DUYETĐã duyệtĐã được duyệt nội bộ
DA_KYĐã kýĐã có chữ ký
DA_NOPĐã nộpĐã nộp cơ quan / hãng tàu
DA_GUIĐã gửi kháchĐã gửi cho khách
LUU_TRUHoàn tất, chỉ để tra cứu

Trạng thái chứng từ do người dùng chọn tự do giữa các giá trị trên (không có sơ đồ bắt buộc); hệ thống chỉ kiểm giá trị hợp lệ.

Loại chứng từ — ORDER_DOC_TYPE

MãNhãn hiển thị
BAO_GIABáo giá
XAC_NHAN_KHXác nhận của khách
PHIEU_NHAP_KHOPhiếu nhập kho
PACKING_LISTPacking list
SEALSố seal / biên bản seal
BOOKINGBooking
BLVận đơn (B/L)
TO_KHAI_XUATTờ khai xuất
TO_KHAI_NHAPTờ khai nhập
MNFManifest (MNF)
ARRIVAL_NOTICEArrival notice
DELIVERY_ORDERLệnh giao hàng (D/O)
PODBiên bản giao hàng (POD)
BILL_NHAPBill nháp
BILLBill
HOA_DON_DIEN_TUHóa đơn điện tử
KHACKhác

Quy tắc

  • Một kho chung, khóa tham chiếu RFF.No: mọi chứng từ của lô hàng tra được bằng RFF.No ở một nơi.
  • Cùng đơn: công đoạn, bill, hóa đơn gắn vào chứng từ phải thuộc đơn của chứng từ (lỗi E4008 “{0} không thuộc đơn hàng {1}.”).
  • Chứng từ không đổi đơn sau khi tạo.
  • Xóa mềm: chứng từ và tệp bị ẩn, không xóa vật lý; xóa công đoạn giữ chứng từ thành chứng từ chung.
  • Đơn đã hủy: thêm / sửa / xóa chứng từ bị chặn (E4003). Hành vi khung: thao tác tệp đính kèm không tự chặn theo trạng thái đơn.
  • Mọi giá trị giới hạn kiểm ở cả giao diện và máy chủ; thay đổi chứng từ ghi Audit trail (loại, số, ngày, trạng thái, người sửa).